Dataverspreiding wordt steeds complexer: hoe ga je hiermee om?

De fabrikant, de distributeur of de groothandel is de partij die aan het begin van de keten staat. Hun klanten vragen in toenemende mate om data van de geleverde producten. En dan geen willekeurige data, maar complete data: in een geordend format, inclusief afbeeldingen en met alle kenmerken van het product en de inkoopprijzen. Dan hebben we het bijvoorbeeld over CSV-, XLS- en XML-files en afbeeldingen. Ook zien we dat klanten steeds meer vragen om toegang tot een web service of API om die data realtime op te vragen.

Voor die klanten is die informatie immers van groot belang!

• Salesmedewerkers kunnen offertes aanvullen met exacte en actuele data, inclusief aantrekkelijke afbeeldingen voor de sfeer.
• Marketingmedewerkers gebruiken data voor eigen marketingacties en communicatie-uitingen.
• Klanten dienen met die data hun eigen e-commerce omgeving te vullen of de e-commerce omgeving op de API/web service van de leverancier te zetten.
• Klanten vullen er hun eigen PIM omgeving mee.

3 Manieren om voordeel te behalen met een PIM-tool

Kan het slimmer, die datadistributie? Ja, met een PIM-tool. Op drie manieren levert die toegevoegde waarde op.

1. Pimcore heeft zogenoemde ‘output channels’. Deze kun je configureren: per klant(segment) kun je instellen welk type file met welke data klanten via welk channel op welk moment kunnen ontvangen. Via een MDM-­PIM (Master Data Management en Product Information Management) tool zorg je ervoor dat er een pakketje data wordt gegenereerd met niet alleen een CSV-, XML- of XLS-file, maar ook met bijbehorende visuals. De klant kan die vervolgens downloaden via een linkje dat hij via e-mail ontvangt op een per klant ingesteld tijdstip.
2. De API van de MDM­-PIM-tool van Pimcore kan worden opengezet met ‘toegestane informatie’ voor een klant. Zo kan de klant de opengestelde data via de web services (API) aanroepen en gebruiken. Op deze manier heeft de klant altijd ‘realtime’ data.
3. De MDM­-PIM-tool geeft een set van data vrij via een web portaal: een beeldbank, een downloadportal of een merk- en partnerportal. Via die portaal hebben klanten, leveranciers, lokale verkoopkantoren en channel partners 24/7 toegang tot alle product-, merk­ en overige digitale informatie. Zo kunnen klanten en anderen met toegang tot de portal eenvoudig digitale materialen, sheets, productinformatie en sales tools downloaden.

Wat levert een PIM-tool op?

Een PIM-tool neemt je allereerst werk uit handen. Als klanten informatie vragen, moeten medewerkers die nu eerst met veel moeite bij elkaar ‘sprokkelen’ en handmatig verzenden. Dit proces is tijdrovend en tijdsintensief. Het automatiseren van dit proces levert een enorme tijdsbesparing op, maar welk voordeel is er nu echt te behalen door het distribueren van data naar klanten? Dat voordeel ligt in de vergroting van je toegevoegde waarde.

Als je beter dan je concurrenten in staat bent jouw klanten te helpen om hun business te vergroten, dan waardeert de klant dat. Die informatie is immers een essentieel onderdeel van hun succes, maar het is voor hen een kostbare zaak om dit allemaal zelf te regelen. En hoe verder je hierin gaat, hoe groter die toegevoegde waarde wordt. Zo vergroot je de klantloyaliteit, de klantretentie, het klant ambassadeurschap en de klantomzet.

Hoe distribueer je data naar documenten, catalogi en leaflets?

Voor fysieke uitingen als leaflets, magazines, brochures en folders is content (data) nodig, inclusief hoogwaardige afbeeldingen. Met een PIM-tool kun je vanuit deze centrale plek ook de data en afbeeldingen (in origineel format) distribueren naar grafische programma’s als Adobe InDesign.

Een enterprise oplossing in de markt voor bedrijven die hun huidige catalogi en leaflets samenstellen met Adobe InDesign is de tool ‘Easycatalogger van 65bit’. Die zorgt er niet alleen voor dat de data uit MDM-PIM gelijk beschikbaar is in Adobe InDesign. De tool zorgt er ook voor dat de producten automatisch worden opgesomd in de hiervoor gemaakte templates, organiseert de automatische paginanummering en verzorgt de uitlijning als er visuals tussen de producten moeten komen.

Personalisatie documenten, catalogi en leaflets

Hoe kun je via PIM bijvoorbeeld een catalogus op maat ontwikkelen, geheel in de look and feel van een klant? Daarvoor heeft Youwe een engine ontwikkeld. Die publiceert alle productinformatie, aangevuld met overige data uit het systeem (website, social, sfeerinformatie, afbeeldingen en overige assets) automatisch naar een PDF. Deze tool moet worden aangevuld met logica vanuit het ERP (Enterprise Resource Planning), zodat deze automatisch catalogi, prijslijsten, sales sheets etc. kan genereren en versturen op basis van de instelling in het output channel van de klant of klantgroep.

Mogelijkheden van PDF Catalog ‘Generatoren’

Diverse MDM-PIM tools ondersteunen het genereren van drukklare leaflets, catalogi zonder dat er gebruik gemaakt hoeft te worden van de tussenstap middels designers, die dit mooi maken in Adobe Indesign. Onderstaande voorbeelden zijn allemaal gemaakt met de PDF generator tool en laten zien dat een automatische opmaak ook mooi kan zijn. De voordelen zijn helder:

• Geen uren nodig voor designers en geen licentiekosten voor Adobe InDesign. Je hebt alleen eenmalige kosten om de PDF te laten ontwerpen en de tool genereert on the fly een magazine of leaflet met actuele data;
• De tool kan ook magazines voor klanten genereren, zodat je nog meer toegevoegde waarde levert;
• Fouten informatie in de data behoren tot het verleden, doordat de data realtime wordt gegenereerd;
• Prijslijsten via mooie catalogi distribueren wordt haalbaar.

Hoe distribueer je data van en naar datapools en branche-datastandaarden?

Klanten en de markt vragen om correcte productspecificaties, logistieke informatie, prijsdata, afbeeldingen, PDF’s et cetera, opgesteld conform de standaarden in de branche en datapools. Voorbeelden zijn GS1­DAS, 2BA (ETIM) of ­ in de foodbranche ­ PS. Die data moet zoveel mogelijk automatisch worden geïntegreerd.

Daarvoor kan een PIM­-tool een output channel creëren met up­-to­-date informatie via de verschillende datapools. Productspecificaties, logistieke informatie, prijzen en digital assets (beelden, datasheets et cetera) worden dan vanuit één enkele bron ­ het PIM­systeem ­ automatisch gedistribueerd naar alle datapools.

Hoe data te versturen naar rich data partners en data standaardisatie-partners?

Er zijn binnen veel branches rich data partners actief. Partners met als core-activiteit om de data van de branche te voorzien van afbeeldingen en kenmerken van producten, zodat de data ‘rich’ wordt. Deze data is te koop voor slechts een fractie van het bedrag waarop je dit zelf kunt organiseren. Bovendien kan die data door deze partijen via ‘data feeds’ worden aangeleverd. Bekende datapoolbedrijven zijn:

• 2BA: dataverbetering/verspreiding ETIM (2ba.nl)
• ETIM: classificatie technische branche (etim.nl)
• EZBase: dataverrijker voor de ijzerbranche (ez-base.nl)
• PSinFOODservice: dataverrijker voor de foodbranche (psinfoodservice.nl)
• BAB: voorwaarden voor architecten en bouwbedrijven waar informatie aan moet voldoen (bouwendnederland.nl/bab)
• GS1: datastandaard/classificatie voor detailhandel, gezondheidszorg, consumentenelektronica en automotive (gs1.nl)

Data verrijken met Bigdata en Artificial Intelligence

Steeds vaker wordt masterdata verrijkt met andere, gerelateerde data vanuit zogenaamde smart sources. Daarmee kan klant/marketing­data worden toegevoegd, voor bijvoorbeeld sales feed, Google Analytics en diverse nieuwe cloud data enrichers. Dat gebeurt via het toelaten en integreren van een artificial intelligence framework. zoals Tenserflow.

Hoe data distribueren van ERP­ en naar andere systemen?

Heb je nu al de basisproductinformatie georganiseerd in je ERP-systeem (bijvoorbeeld SAP ECC/R3 of Microsoft Dynamics 366 Enterprise/ Navision)? Zorg er dan voor dat deze data wordt behouden en via een webservices-integratie wordt gebruikt als ‘basisset’ voor MDM-PIM. Zo creëer je één ‘single point of truth’.

De data van het ERP koppelen we als stamdata aan de MDM-PIM tool om te worden verrijkt. Om één bron te houden zorgen we ervoor dat de basisvelden van het ERP – artikelnummer en EAN-nummer – in het PIM niet kunnen worden overgeschreven. Voor ERP-pakketten als SAP, Infor, Microsoft Dynamics 365 is die connector al aanwezig.

Hoe data te versturen naar externe bronnen (portalen en socials)?

Data moet op elk kanaal zichtbaar zijn om te worden geconverteerd. Dan gaat het om externe bronnen zoals:

• Marktplaatsen en verkoopportalen als Amazon, Ebay en Bol.com;
• Prijsvergelijkers als Kieskeurig, Kelkoo, Beslist, Vergelijk.nl, en Google Shopping;
• Affiliateportalen als Facebook en Tweakwise;
• Advertentieportalen zoals Google Adwords.

Datastreams vanuit MDM­-PIM kunnen naar externe bronnen worden verzonden, al dan niet gekoppeld worden via tools als Channable, die via de API van de MDM-PIM data vergaart.

Hoe data te distribueren naar social streams?

Alle content van de website: nieuws, blogs et cetera is in ideale situatie te vinden in de MDM­-PIM­-CMS (Master Data Management, Product Information Management en contentmanagementsysteem). Vanuit dat ene digitale platform kan de data vervolgens worden gepushed naar social media zoals Twitter, Facebook en dergelijke.

Social data en advertenties moeten op maat worden gegenereerd inclusief het genereren en inprinten van de juiste logo’s van de klant. Slim een advertentie opstellen vraagt om gedetailleerde informatie. Elk advertentieportal hanteert een eigen opmaak.

Hoe data te integreren in de eigen website en e-commerce platforms?

Een PIM-­tool voorziet contentmanagmentsystemen (Drupal, TYPO3, SiteCore, GX et cetera) en e-commerce platforms (Hybris, Magento, Intershop et cetera) van actuele productcontent. Youwe heeft zelf een e- commerce- en websiteproduct ontwikkeld dat direct samenwerkt met de data in het systeem. Die hoeft niet meer te worden getransporteerd en is direct bruikbaar.

Hoe en waarom data distribueren naar klanten en leveranciers?

Klanten en leveranciers vragen (steeds vaker en meer) om digitale data van producten en diensten

Fabrikanten, distributeurs en de groothandel bevinden zich aan het begin van de traditionele keten. Elke schakel, vraagt aan de partij voor hem (dus de groothandel aan de distributeur) of de data van de geleverde producten aangeleverd kan worden. Bij voorkeur in een geordend formaat met complete data, inclusief afbeelding en alle kenmerken met de up-to-date inkoopprijzen.

De klant gebruikt dit voor diverse redenen:

• Sales medewerkers kunnen hun offertes aanvullen met juiste, mooie product – sfeer data en de juiste prijzen;
• Marketing medewerkers kunnen de product data gebruiken voor hun marketing acties en uitingen;
• Om haar eigen e-commerce omgeving te vullen of om zijn e-commerce omgeving op uw API/ web service te zetten;
• Om haar eigen PIM omgeving te vullen om zodoende succesvol;
• Om het EDI (Electronic data interchange) proces van digitale inkopen te optimaliseren.
   

Steeds meer formats gewenst en steeds actuelere momenten
Uw klanten vragen heden nog veel om een van de volgende files voor de van hun interessante artikelen:

• Een CSV, XLS of XML file;
• Afbeeldingen;
• Web service / API toegang om de data realtime op te vragen.

Deze vraag wordt echter steeds actiever. We zien heden al veel dat klanten alleen de data willen waarvan ze een offerte of bestelling hebben opgevraagd en dan wel in hun eigen XML format op een door hen aangewezen plek. Ook de vraag om realtime rich data neemt hard toe!